Ввести в действие с 1 февраля 2008 года Инструкцию о порядке формирования, ведения и хранения личных дел студентов, слушателей, аспирантов.
Федеральное государственное образовательное бюджетное учреждение высшего профессионального образования «Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации» (Финансовый университет) ПРИКАЗ « JO » M ' i m f c ^ 201 ь Г. Москва № 100А - f/o Об утверяедении Инструкции О порядке формирования, ведения и хранения личных дел студентов в Финансовом университете В целях упорядочения формирования, ведения и хранения личных дел студентов Финансового университета п р и к а з ы в а ю : 1. Утвердить Инструкцию О порядке формирования, ведения и хранения личных дел студентов в Финансовом университете (далее Инструкция) согласно приложению. 2. Возложить контроль за соблюдением порядка, установленного настоящей Инструкцией, на начальника Операционно-аналитического управления Лукичева А.В. 3. Проректору по заочному обучению Ланских А.Н. подготовить проект приказа о закреплении функций по ведению и хранению личных дел студентов за филиалами Финуниверситета, реализующими образовательные программы высшего профессионального образования, начиная с 2012/2013 учебного года. 4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой. Ректор М.А.Эскиндаров Приказ подготовил: Начальщ [ерационно-аналитического А.В.Лукичев / ^ J ^ / ^ я 2012 г. Согласовано: Нгщдльник Правового управления jfB.A-Мирошникова « о,? » OS 2012 г. Приложение к приказу Финуниверситета от«/1» 0$. 2012 № jpoX - / / ? ИНСТРУКЦИЯ о порядке формирования, ведения и хранения личных дел студентов в Финансовом университете 2 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел студентов в Финансовом университете (далее - Инструкция) является локальным нормативным актом Финуниверситета и устанавливает единые требования к порядку формирования, ведения и хранения личных дел студентов. 1.2. Инструкция разработана на основе законов, нормативных правовых актов Российской Федерации и локальных нормативных актов Финуниверситета: -Закона образовании»; -Федерального закона от 22.08.1996 №125-ФЗ «О высшем и Российской Федерации от 10.07.1992 №3266-1 «Об послевузовском профессиональном образовании»; -Федерального закона от 26.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных»; - постановления Правительства Российской Федерации от 14.02.2008 №71 «Об утверждении Типового положения об образовательном учреждении высшего профессионального образования (высшем учебном заведении)»; - Порядка приема граждан в образовательные учреждения высшего профессионального образования (утвержден приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 28.12.2011 №2895); - Инструкции о порядке выдачи документов государственного образца о высшем профессиональном образовании, заполнении и хранении соответствующих бланков документов (утверждена приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 10.03.2005 №65); - Порядка выдачи документов государственного образца о высшем профессиональном образовании, заполнения, хранения и учета соответствующих бланков документов (утвержден приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 02.05.2012 №364); 3 - Устава федерального государственного образовательного бюджетного учреждения университет высшего при профессионального образования Федерации» «Финансовый (утвержден Правительстве Российской постановлением Правительства Российской Федерации от 14.07.2010 №510); - Правил приема в федеральное государственное образовательное бюджетное учреждение высшего профессионального образования «Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации»; - Порядка нумерации зачетных книжек, студенческих билетов, личных дел студентов и слушателей (утвержден распоряжением ректора от 12.07.2012 №321-1); - Порядка нумерации зачетных книжек, студенческих билетов, личных дел студентов и слушателей филиалов Финуниверситета (ВПО) (утвержден распоряжением ректора от 31.07.2012 № 339-1); - Инструкции по делопроизводству в федеральном государственном образовательном бюджетном учреждении высшего профессионального образования «Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации» (утверждена приказом ректора от 17.05.2012 № 595-1/о); - Положения о порядке обработки персональных данных в Финуниверситете (утверждено приказом ректора от 25.04.2012 №523-1/о); - Номенклатуры дел. 1.3. Инструкция обязательна к применению во всех структурных подразделениях Финуниверситета, ответственных за формирование, ведение и хранение личных дел студентов, включая филиалы Финуниверситета, реализующие программы ВПО (далее - филиалы). Ответственность за соблюдение установленных Инструкцией требований возлагается на руководителей данных структурных подразделений Финуниверситета и руководителей филиалов. 4 2. ФОРМИРОВАНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ 2.1. Личные дела студентов формируются в Отделе по организации приема студентов (приемная комиссия) в соответствии с Правилами приема в в федеральное государственное образовательное бюджетное учреждение высшего профессионального образования «Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации». Личные дела студентов, зачисленных в филиалы Финуниверситета, формируются непосредственно в филиалах с 2012/2013 учебного года. 2.2. Ответственность за формирование личных дел студентов возлагается на ответственного секретаря приемной комиссии. 2.3. Личное дело студента должно содержать следующие документы: - титульный лист (дело студента) с наклеенной фотографией и описью документов, входящих в состав личного дела; - заявления о приеме (бланк заявления заполняется в электронноцифровой форме, либо от руки); - экзаменационный вступительных Финуниверситетом; - материалы вступительных и аттестационных испытаний, в том числе результаты ЕГЭ, при подаче апелляции - протоколы решения апелляционной комиссии; - оригинал документа государственного образца об образовании (заверенная ксерокопия документа государственного образца об образовании - при условии зачисления в качестве слушателя); - оригинал договора при зачислении на места по договорам с оплатой стоимости обучения; - копии документов, подтверждающие особые льготы при поступлении, установленные законодательством Российской Федерации; - копии документов, подтверждающие смену имени; и лист для поступивших испытаний, по результатам проводимых аттестационных 5 - справка из вуза, где поступивший является студентом, при условии зачисления в качестве слушателя. 2.4. В личное дело студента из числа иностранных граждан дополнительно подшиваются документы согласно раздела «Особенности проведения приема иностранных граждан» Правил приема в федеральное государственное профессионального образовательное образования бюджетное «Финансовый учреждение высшего при университет Правительстве Российской Федерации». 2.5. Приемная личные комиссия дела передает в по актам (приложение к Инструкции) студентов структурные подразделения Финуниверситета и филиалы, ответственные за ведение и хранение личных дел, не позднее 30 дней после издания приказа о зачислении. 2.6. Документы, составляющие личное дело студента, подшиваются в твердую обложку из картона (личное дело) с учетом возможного свободного чтения текста всех документов (оригиналы документов государственного образца об образовании вкладываются в конверт). 3. ВЕДЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ 3.1. Личные дела студентов нумеруются в соответствии с единым порядком нумерации студенческих билетов, зачетных книжек, личных дел студентов. На каждом личном деле проставляется личный номер, который указывается в приказах о зачислении в число студентов. Личный номер студента остается неизменным до окончания срока обучения студента по каждому уровню получения высшего профессионального образования вне зависимости от формы обучения, года набора, восстановления, факультета. В структурных подразделениях Финуниверситета и филиалах формируются и хранятся книги регистрации личных дел студентов. Книги регистрации включаются в номенклатуру дел данных подразделений. 6 3.2. В период обучения в личное дело студента подшиваются: - копии приказов или выписки из приказов (о зачислении, о переводе с курса на курс, переводе на другую образовательную программу, форму обучения, о предоставлении академического отпуска, о выходе из академического отпуска, о поощрении и дисциплинарном взыскании, о смене имени, о направлении студента на обучение в другое высшее учебное заведение, отчислении, восстановлении и др.); - основания к приказам (подлинники личных заявлений с резолюцией, справки, протоколы, докладные записки и др.).; - дополнительные соглашения к договорам, соглашения о расторжении договоров. 3.3. При восстановлении студента, отчисленного из Финуниверситета или филиала Финуниверситета, продолжается ведение личного дела, сформированного ранее. В личное дело подшивается заявление и копия приказа о восстановлении. 3.4. При отчислении студента подшиваются: - выписка из приказа об отчислении; - копия академической справки; - учебная книжка студента; - студенческий билет; - зачетная книжка; - копия документа государственного образца об образовании, до окончания срока обучения в личное дело предоставленного студентом на дату зачисления; - обходной лист. 3.5. После завершения обучения в личное дело студента подшиваются: - выписка из приказа об окончании Финуниверситета; копии выданных документов о высшем профессиональном образовании (диплом, приложение к диплому); 7 - учебная книжка студента; - студенческий билет; - зачетная книжка; - копия документа государственного образца об образовании, предоставленного студентом на дату зачисления; - обходной лист. 4. ХРАНЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ 4.1. Личные дела студентов хранятся в структурных подразделениях Финуниверситета, ответственных за ведение и хранение личных дел. В филиалах Финуниверситета личные дела хранятся с 2012/1013 учебного года. 4.2. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, оборудованных стеллажами, шкафами и т.п. 4.3. Доступ к личным делам имеют работники указанных в пункте 4.1 настоящей Инструкции. подразделений, Работники обязаны обеспечить сохранность документов и личных дел студентов. 4.4. Право доступа к документам личных дел студентов также имеет ректор и проректоры. Деканы факультетов, директора филиалов имеют право доступа к делам студентов в рамках исполнения своих должностных обязанностей. Руководителям других структурных подразделений право доступа к документам личных дел студентов может быть предоставлено с разрешения ректора Финуниверситета. 4.5. Информация личного дела относится к персональным данным студента, является конфиденциальной и охраняется законом. Данная информация может быть предоставлена государственным органам в порядке, установленном федеральным законом на основании запроса с резолюцией ректора Финуниверситета. 8 5. ПЕРЕДАЧА ЛИЧНЫХ ДЕЛ В АРХИВ 5.1. Завершенные личные дела студентов подлежат передаче на хранение в архив Финуниверситета: - личные дела студентов, окончивших Финуниверситет, через 6 месяцев после издания приказа об окончании Финуниверситета; - личные дела студентов, отчисленных до окончания нормативного срока обучения, через 5 лет после издания приказа об отчислении из Финуниверситета. 5.2. Порядок подготовки и передачи личных дел на хранение в архив установлен Инструкцией по делопроизводству бюджетном «Финансовый в федеральном высшего при государственном профессионального образовательном образования учреждении университет Правительстве Российской Федерации» (утверждена приказом ректора от 17.05.2012 №595-1/о). Приложение к Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел студентов в Финансовом университете ФИНУНИВЕРСИТЕТ УТВЕРЖДАЮ (наименование должности руководителя подразделения) Отдел по организации приема студентов (приемная комиссия) (наименование подразделения) ~ ^ (подпись) ^ (И.О. Фамилия) 201 г ~ ~' АКТ № приема - передачи личных дел На основании приказа от курс факультета № о зачислении на ответственный секретарь приемной комиссии (И.О.Фамилия) передает, а (наименование должности, подразделения, И.О. Фамилия) принимает личные дела студентов, зачисленных на курс, в количестве (цифрами и прописью) дел. Составлен в 2-х экземплярах: 1-й экземпляр (наименование структурного подразделения) 2-й экземпляр - Отдел по организации приема студентов (приемная комиссия) (подпись) (И.О. Фамилия) (подпись) (И.О. Фамилия)
Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел студентов (слушателей, аспирантов) Государственного университета — Высшей школы экономики
ПРИКАЗ
Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел студентов. Ин СМК 03-2011. Версия: 01 Дата введения документа в действие.
